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agiles Projektmanagement im Heute angekommen

Lesezeit: 5 min.

Es gibt viele Möglichkeiten die Unternehmungen im Change-Prozess zu unterstützen. Es gibt aber nur eine Form, die es auf den Punkt bringt: Projektmanagement.

Die meisten Prozesse im Unternehmen basieren auch im Heute noch genauso, wie es sich früher ereilte. Alles blieb so, wie es immer ging oder funktionierte. Alle hielten sich auch an diese Order. Zweckmäßig war das schon lange nicht mehr. Es wurde eben immer so ‚gehandelt‘!

Heute geht das ein wenig weiter hinaus. Die Aufgabe wird im Vorfeld besprochen. Möglichst genau. Mit dem gewünschten Vorhaben, dem Zeitraum und dem zur Verfügung stehenden Budget. Mit diesen Angaben wird das Projekt ausgestattet. Später entsteht der Projektplan, der die Steuerung im Projekt innehat. Und wenn diese Vorgehensweise auch noch digital erfolgt. Ja dann hört sich das zumindest an dem Punkt einmal sehr gut an. Es handelt sich in diesem Falle einmal nicht um : #Neuland!

Viele Branchen stehen vor grundlegenden Veränderungen und damit verbunden vor großen Herausforderungen. Digitalisierung und digitale Transformation haben heute eine Situation geschaffen, die ein Höchstmaß an Komplexität aufweist. Und diese Komplexität verträgt sich nicht mehr mit einem geschlossenen System. Der Grundsatz muss hier lauten: Komplexität erfordert Öffnung.

Budgetplanung und Kalkulation im Agile Event Management

Beispiel: Die digitale Transformation schlägt sich in neuen Eventformaten nieder, die die Verbindung von Live-Erlebnissen und webbasierten Kommunikationskanälen zu einer erfolgreichen und erforderlichen Kundenansprache nutzen. Diese innovativen Formate erfordern allerdings auch eine neue Art der Zusammenarbeit mit dem Kunden und damit auch eine neue Art der Budgetplanung und Kalkulation. Agile Event Management ist die Lösung.

In Unternehmen und Agenturen löst das agile Projekt- und Event Management zunehmend die  traditionelle Arbeitsweise ab. Früher schrieben die Kunden eine Veranstaltung im klassischen RFP-Prozess (Request for Proposal) aus. Oder eben auch auf den Bedürfnissen heraus, wie es sich schon immer aufstellte! Auf Basis dieses Briefings entwickelten Agenturen kreative Konzepte und detaillierte Angebote. Heute hingegen werden die Briefings immer detaillierter und fordern damit immer detailliertere Angebote. Aufgrund der Schnelllebigkeit hat sich in vielen Branchen die beauftragte Basis bereits kurz nach Erteilen des Auftrags überholt. Denn kurzfristige Änderungen und ein ständiges Anpassen der Prioritäten sind an der Tagesordnung. Aufgrund der Einkaufsoptimierung wird viel Zeit in den Angebots- und Auswahlprozess investiert. Der Aufwand für Kunde und Agentur ist hier oft unverhältnismäßig hoch und kostbare Kapazitäten gehen im Kreations- und Umsetzungsprozess verloren.

An dieser Stelle muss der agile Prozess digital weiter verarbeitet werden.

Auswirkungen der agilen Änderungen

Diese agilen Änderungen haben naturgemäß direkte Auswirkungen auf Leistungen und das Honorar der Agentur. Jedes Gewerk und jeder Kampagnen Baustein haben immer einen direkt zugewiesenen Leistungsaufwand bei der Agentur in den Bereichen Konzeption & Kreation, Produktion, Fachplanung, Koordination und auch kaufmännisches Handling. Es ergeben sich durch Änderung der Annahmen oftmals Änderungen an den Leistungsumfängen. Darüber hinaus sind für die übergreifende Konzeption, Entwicklung, Steuerung, Organisation und Überwachung des Projektes übergreifende Agenturleistungen notwendig.

Der Fachabteilung, dem Einkauf und der Rechtsabteilung ist an transparenten und professionellen Zahlungsbedingungen und Abrechnungsprozessen gelegen. Der Einkauf schließt ein pauschales Handling Fee häufig aus und wünscht Transparenz für das organisatorische Handling (Projektmanagement) sowie das kaufmännische Handling (Administration & Accounting). Es ist dabei zu beachten, dass nicht die Agenturkosten den Großteil des Budgets ausmachen, sondern die sogenannten 3rd Party Costs, also die Leistungen von Drittdienstleistern wie zum Beispiel Hotel, Location, Technik, Catering und Bau.

Die Konsequenz ist die agile Kalkulation:

Wie funktioniert agiles Kalkulieren?

Um ein Projekt in einer Kalkulation auch so abbilden zu können, dass die typischen (systemimmanenten) agilen Änderungen keinen vollständigen Umbau der Kalkulation zur Folge haben, findet eine sog. „Agile Kalkulation“ Anwendung. Hierbei findet eine Kalkulation in Gewerken oder Kampagnen Bausteinen statt. Alle spezifischen Kosten werden auch innerhalb des entsprechenden Bereichs kalkuliert und zeitlich in Phasen aufgeteilt. Dabei werden auch die unmittelbaren Leistungen der Agentur für die unterschiedlichen Bausteine direkt beim Gewerk kalkuliert. Eine Schritt-für-Schritt Beauftragung sowie eine separate Beauftragung der einzelnen Bereiche ist somit möglich. Folglich können Veränderungen agiler gehandhabt werden.

Um eine Transparenz der sich in einem agilen Projektverlauf veränderten Kosten zu gewährleisten, erfolgt eine Aufteilung der Kosten in:

1. Konzeption/Vorplanung & Kreation

2. Produktion inklusive aller Agentur-Teilleistungen

3. Fremdleistungen/3rd Party Cost & Fachplanungen inklusive aller Agentur-Teilleistungen

4. Agenturhonorar (übergreifend und Baustein-unabhängig)

5. Sonstige Kosten

Der Vorteil der agilen Kalkulation für den Kunden

Der Auftraggeber erhält eine professionelle Planung in Gewerken beziehungsweise Kampagnen Bausteinen, abgestimmt auf die Kalkulation, die jederzeit agil angepasst werden kann. Die agile Anpassung bezieht sich sowohl auf die Fremdleistungen als auch auf die Agenturleistungen.

Das bedeutet konkret, dass Teilbeauftragungen und -abrechnungen einfach möglich gemacht werden. Der Zahlungsplan wird dabei auf den Projekt-Plan in jeder Phase der Projektierung abgestimmt. Die Produktions- Fremdgewerke können abhängig vom Leistungsaufwand der Agentur als Eigen- oder Fremdleistungen kalkuliert werden. Leistungs- und Zahlungsphasen sind identisch.

In der Regel wird nach erbrachter Leistung gezahlt. Ausnahmen sind bei Fremdgewerken, nicht nur im Ausland sondern, dennoch auch hierzulande möglich. Vereinbarungsbedarf.

 

(Auszüge aus: Budget und Kalkulation in der Event Planung – Digitalisierung fordert Veränderung [Gastbeitrag] 

 

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